Beim Konvertieren und Markieren verfolgen wir ein Konzept der konsequent semantischen Auszeichnung. Das heißt: Wir behandeln den Text als Inhalt, nicht als Layout.

Der große Vorteil: Wir erzeugen eine normalisierte Textfassung, die in einem ersten Korrekturgang von Ihnen überprüft werden kann. Erst dann optimieren wir den Text für eine bestimmte Ausgabeform oder ein bestimmtes Ausgabeformat, in das beispielsweise Seiten- oder Zeilenumbrüche manuell eingefügt werden müssen.

Zuerst konvertiert unser Präprozessor die Word-Datei in unser Werkstattformat. Formale oder strukturelle Elemente bleiben dabei erhalten, also etwa Kursivierungen, Fußnoten, Überschriften, Listen, Index-Einträge.

Darauf folgt die Schriftart- und Zeichenprüfung. Nehmen wir an, der Verfasser hat eine außergewöhnliche Schrift verwendet, die mathematische Zeichen enthält und deren Zeichenbelegung der Präprozessor noch nicht kennt. In diesem Fall wird jede Textstelle entsprechend markiert, so dass kein Zeichen verlorengeht. Gleiches gilt für Zeichen aus dem Unicodebereich. Zudem gibt es eine Art rote Liste für Zeichen, die häufig falsch benutzt werden und deren Verwendung vor dem Ersetzen von einem Menschen überprüft werden muss, zum Beispiel Kleiner-als (<) und Größer-als (>).

Als Nächstes kümmert sich unser Präprozessor um die Bearbeitung typographischer Details und erledigt unter anderem folgende Aufgaben:

• Bindestriche innerhalb des Textes in Gedankenstriche umwandeln.
• Binde- und Gedankenstriche zwischen Zahlen als Streckenstriche kennzeichnen und validieren.
• Abkürzungen und Datumsangaben ausspationieren: Aus d.h. oder d. h. wird d. h.
• Internetadressen und DOI markieren.
• Ligaturen prüfen und entweder erhalten oder spalten.

Sodann wird der Text nach einer Reihe von Kriterien überprüft.

• Sind die Angaben von Seitenzahlen plausibel? (S. 123–99 oder vi–ii wird in der Regel nicht stimmen)
• Stimmt die Kapitelbenummerung oder werden beispielsweise Zählstufen übersprungen?
• Gibt es zu jedem öffnenden ein passendes schließendes Anführungszeichen?
• Sind in Word gesetzte automatische Verweise »lebendig«?
• Gibt es ungewöhnliche (und meist falsche) Formatierungen wie halbfette Satzzeichen oder kursive Anführungszeichen innerhalb der Brotschrift?
• Enthält der Text fremdsprachige Zitate? Wenn ja, werden sie entsprechend gekennzeichnet.

Anschließend beginnt die systematische Sichtung mit manueller Bearbeitung. Alle vom Präprozessor reklamierten Stellen werden begutachtet und nötigenfalls geändert.

Jetzt erst gehen wir den Text Absatz für Absatz durch und bestätigen entweder die automatisch gesetzten Formatierungen wie Überschriften und Blockzitate, ändern diese oder fügen neue ein.

Das Ergebnis ist der glatte, typographisch endformatierte Text, den wir zur Kontrolle als Prüfexemplar mit Anmerkungen und farbigen Kennzeichnungen ausgeben können.

Was nun noch fehlt, ist der Seitenumbruch, wahlweise mit TeX oder InDesign.