satz&sonders strebt ein hohes Maß an Automation an – ganz gleich, ob es sich bei den Ausgangsdaten um Texte, Datenbanken, XML-Dateien oder Bild-Text-Konvolute handelt. Weil viele Fehler oft erst in den Druckfahnen entdeckt werden, arbeiten wir »ergebnisoffen«. Das heißt zum Beispiel, dass Sie die durch uns verarbeiteten Daten wieder in Ihre Datenbank übernehmen können.
Ein Beispiel ist das Verzeichnis der Archive im deutschsprachigen Raum. Inhaltlich überschaubar, bildet es die Möglichkeiten und Fallstricke einer automatisierten Produktion gut ab.
Die Datenbank ist im Wesentlichen aus einfachen Textfeldern wie »Archivname«, »Straße«, »Ort« aufgebaut, die eins zu eins ausgegeben werden können. Daneben gibt es ein Textfeld, in das die Archive ihre hauseigenen Abteilungen und Mitarbeiter eintragen. Namen werden im Format Nachname, Vorname, Titel Funktion wiedergegeben, Abteilungen sind durch ein * gekennzeichnet. Die Verarbeitung dieses Feldes ist nicht trivial, u.a. weil die Personen in ein Personenregister aufgenommen werden sollen. Mehr dazu später.
* Abteilung Instandhaltung
Müller, Anneliese, Dr. Abt.Leiterin
Francke, Michael
* Abteilung Registrierung
Schongauer, Roman, Dr.
...Zum Aktualisieren der Daten erhalten sämtliche Archive ein Anschreiben. Aus dem Datenbankexport erstellen wir die Adressabfrage mit personalisierten Rückmelde- und Bestellbögen. Hierbei ist zu beachten, dass es bei den Datensätzen nicht immer eine klare Zuordnung gibt. Bei Hauptarchiven mit mehreren Unterarchiven beispielsweise sind mehrere Datensätze in Sammelanfragen an eine einzige Adresse zu richten und daher aus dem Mengenversand herauszunehmen. Der Lettershop erhält zum Drucken und Versenden der etwa 2500 Anschreiben keine offenen Daten, sondern eine PDF-Datei mit 15.000 DIN A4-Seiten. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass beim Versand keine Ausgabefehler entstehen.
)
)
Die Archive aktualisieren ihre Adressen entweder durch Rücksendung des korrigierten Papierausdrucks oder online. Angesichts einer Zahl von 2500 Archiven bleibt es nicht aus, dass Daten häufig auch fehlerhaft geändert werden – Sand im Getriebe einer automatisierten Produktion.
Nach Freigabe der Daten wird aus der Datenbank die Druckfassung des Buches erstellt.
- Jedes Datenfeld muss auf seinen Inhalt geprüft, und es muss entschieden werden, wo oder ob zwischen den einzelnen Angaben Kommas oder Punkte zu setzen sind.
- Folgen mehrere Archive gleichen Namens aufeinander, muss dieser beim zweiten Eintrag weggelassen werden.
- Je nach Kapitel sind unter Umständen Zwischenüberschriften einzufügen.
Beim Erstellen des Personenregisters bedarf das Datenfeld mit den Angaben zu Personen und Abteilungen besonderer Aufmerksamkeit. Unvollständige Einträge kann der Prozessor ermitteln und entsprechende Fehlermeldungen ausgeben. Die übrigen Fehler müssen über die Sichtung des Registers korrigiert werden.
Typographisch ist das Verzeichnis so angelegt, dass ein manueller Umbruch weitestgehend unnötig wird.
Nicht selten werden noch in letzter Minute kleinere Änderungen gewünscht. Daher ist der Umbruchmechanismus von den Datensätzen abgekoppelt, das heißt, auch nach bereits erfolgtem manuellen Umbruch können Datensätze in der Datenbank geändert und neu ausgegeben werden.